OmniFocus: GTD kanón na vaše úkoly [Zkušenosti]

Hledáte výkonný nástroj pro správu vašich úkolů a projektů za pomocí systému GTD? Proč se spokojit s nějakým polovičatým řešením, běžte do toho naplno. Sice bude nejspíš potřeba prostudovat tučný manuál, ale co už… OmniFocus je asi nejkomplexnější GTD nástroj pro Mac OS. Buď si jej zamilujete, nebo znechuceně vyhledáte jednodušší webovou službu.

OmniFocus patří mezi nejznámější nástroje pro správu projektů a úkolů s využitím systému osobní produktivity GTD (Getting Things Done – viz boxík). Dá se dokonce říci, že jde o jediný skutečně komplexní software určený pro GTD na počítačích Apple. Není proto divu, že jej tvůrce tohoto systému David Allen označil jako oficiální GTD software.

Už dopředu můžeme prozradit, že OmniFocus není pro každého. Nejvíce jej ocení ti, kdo už mají ve svém osobním i pracovním životě systém GTD zaběhnutý a hledají jen nějaký výkonný software pro správu svých úkolů. Naproti tomu začátečníci budou při používání OmniFocusu nejspíš trochu tápat, a ke slovu proto často přijde rozsáhlý manuál nebo velmi povedené videocasty na webu výrobce.

Králi mezi GTD aplikacemi, jak je OmniFocus často označován, je potřeba dát ze začátku šanci ukázat, k čemu může být užitečný. Jakmile vám po 14 dnech skončí platnost trial verze, většinou nad jeho zaplacením nebudete váhat. Mnoho uživatelů ale nazná, že si vystačí s Rememberthemilk.com. Takový je prostě život.

Vše je podřízeno produktivitě

K práci s programem OmniFocus je nutné přistupovat optikou GTD. Používání programu se dělí na tři základní oblasti – sběr úkolů, zpracování a následné plnění a revize. Tomu odpovídá i rozdělení hlavního okna. Vlevo najdete inbox – složku pro zatím neroztříděné úkoly a Knihovnu (Library) v niž jsou zobrazeny jednotlivé projekty. Jako „projekty“ se v GTD označují složitější úkoly, které se skládají z dalších dílčích úkolů. Tyto dílčí úkoly navíc mohou být sekvenční – navazují na sebe – nebo nezávislé. V levé liště si můžete zobrazit také kontexty, ale o těch až dále.

Každá položka z inboxu následně putuje do některé ze složek v knihovně – je tedy přiřazena odpovídajícímu projektu. Zatímco v inboxu stačí mít jen textový popis úkolu, ostatně při sběru úkolů je to nejrychlejší, v projektech už by měl mít každý úkol i další údaje, jako je datum splnění či kontext.

Právě kontexty jsou jednou z nejdůležitějších vlastností GTD. Kontext je obecná vlastnost, která nějakou skupinu úkolů spojuje. Typickým kontextem je „email“, který označuje všechny úkoly v nichž máte někomu napsat, obdobně může být dalším kontextem „telefon“, „nákup“ atd. Každému úkolu můžete přiřadit právě jeden kontext, na což si někteří uživatelé stěžují.

Hlavní část okna pak zabírá seznam úkolů s popisem, označením kontextu, datem pořízení a datem splnění. Tento seznam se ale samozřejmě mění podle toho, jaký pohled na svou agendu máte zvolený.

Dva režimy pro práci

S kontexty úzce souvisí i dva pohledy na boční lištu, mezi nimiž se můžete přepínat. Jedním z nich je Planing mode, kdy v boční liště vidíte seznam složek projektů i jejich úkoly. Jak je z názvu patrné, tento režim je vhodný pro plánování – máte zde totiž dokonalý přehled o vašich úkolech a projektech.

Dalším režimem je Context mode – zobrazení úkolů podle kontextů. Tohle zobrazení slouží k tomu, aby vás čas od času vyděsilo, kolika lidem musíte zavolat či napsat e-mail. Ale teď už vážně, zobrazení podle kontextů se může hodit právě při řešení úkolů.

Mezi zobrazeními se přepínáte pomocí ikony na horní nástrojové liště. Najdete zde i další ikony pro nejčastější práci s úkoly, přičemž lišta je samozřejmě konfigurovatelná.

Zálohování i synchronizace s kalendářem

Popsat zde všechna funkce OmiFocusu by bylo nad rozsah tohoto textu, takže dále zmíním jen ty podle mne nejdůležitější vlastnosti s vědomím, že na mnohé zajímavé funkce vůbec nedojde. Jak se na kvalitní program pro Mac OS X sluší, OmniFocus existuje ve verzích pro iPhone a iPad. Samozřejmostí je dokonalá synchronizace přes webovou službu.

OmniFocus také umí zálohovat svá data ve zvoleném intervalu – na výběr máte denní zálohu, zálohování dvakrát denně nebo vždy při zavření programu. Samozřejmostí je i synchronizace iCalem, podle některých uživatelů však synchronizace nepracuje zrovna logicky a nelze se na ni úplně spolehnout. S dobře vyplněnými daty u úkolů však funguje spolehlivě.

Hlavně pro GTD geeky

Začněme tím, pro koho tento nástroj určen není. OmniFocus je poměrně komplikovaný program, který asi neocení ti uživatelé, kteří potřebují jen jednoduchý ToDo list – například pracují jen na jednom projektu a stačí jim klasické rozdělení „práce, domácnost a dlouhodobé“. Příliš jej neocení také příznivci minimalismu a ti, kdo se nechtějí učit pracovat s komplikovaným softwarem.

Naopak určitě jej ocení nejrůznější freelanceři a GTD závisláci. Pro tyto uživatele je jak stvořený. Zejména přehledné zobrazení úkolů ve složkách projektů (Planning mode) pomůže každému stresovanému profesionálovi k zmírnění příznaků žaludečních vředů a lepšímu spánku. Platí zde ovšem modus „něco za něco“. OmniFocus stojí 80 USD a verze pro iPad pak dalších 40 USD. Rovněž asi budete muset občas nakouknout do manuálu. A podívejte se na povedené videocasty na webu výrobce – dobře podle nich zjistíte, co je král GTD aplikací zač a zda do něj jít, či nikoli.

 Článek v rozšířené podobě vyšel v časopisu SuperApple Magazínu Listopad-prosinec 2011. Všechna čísla časopisu můžete zakoupit jak v tištěné podobě, tak i elektronicky prostřednictvím systémů Publero nebo Wooky.

avatar

Zprávy z Apple světa

Zprávy z Apple světa - to jsou zprávičky, které sice nejsou klasickými tiskovkami, ale pocházejí tak trochu odjinud. A jsou to ty, u kterých není autorem nikdo ze SuperApple.cz, ale kdokoli z vás. Názor redakce SuperApple.cz se může lišit od názorů autora/autorů těchto příspěvků.

banner