SaneBox: konečně pořádek v emailech [Zkušenosti]

Také se pravidelně prohrabáváte záplavou emailů, z nichž ty důležité byste dokázali na prstech spočítat? Mám tu pro vás možné řešení.

Služba SaneBox, o které si dnes povíme, je ve své podstatě takový externí udržovač pořádku ve vašem emailu. Funguje tak, že sleduje pohyb zpráv ve vaší schránce a podle jejich důležitosti je třídí dle vnitřní logiky do složek.

Tato složka je ve výchozím nastavení jen jedna, jmenuje se @SaneLater a po registraci ve službě se objeví v seznamu složek. Do této složky služba po příchodu přesune ty emaily, které nejsou důležité, a není na ně zapotřebí reagovat hned. Ty důležité naopak nechá přímo ve vašem inboxu.

Podívejte si na rychlé představení na následujícím videu:

[HTML1]

Překvapivě funkční

Registrace je snadná a spočívá jak ve vytvoření účtu, tak i provázání s vaším poštovním účtem. To se děje prostřednictvím IMAP protokolu, tudíž z pohledu poštovního serveru je SaneBox jen dalším poštovním klientem. Ano, služba tak získá přístup k vaší schránce, nicméně podle vzájemně odsouhlasených podmínek použití nepracuje s obsahem zpráv, ale pouze analyzuje jejich hlavičky a emailové adresy.

Jak vše funguje prakticky? Když do vaší schránky přijde email, poštovní server o tom prostřednictvím Push notifikací upozorní SaneBox. Ten se rozhodne, jestli je zpráva důležitá a pokud ano, ponechá ji přímo v doručené poště. Pokud není, přesune ji do patřičných složek.

Mimo základní složky @SaneLater pro zpracování později si můžete v nastavení povolit i další složky jakožto nadstandardní funkce, z nich vybírám ty nejužitečnější:

• @SaneNews
  složka, do které se budou ukládat všechny newslettery
• @SaneArchive
  složka pro ochávání těch nejstarších zprávy
  @SaneBlackHole
  co dáte do této složky, už nikdy neuvidíte
• @SaneTomorrow
  co přesunete do této složky, to se zítra objeví opět ve vašem inboxu
• @SaneNextWeek
  emaily přesunuté do této složky se zobrazí v pondělí opět ve vašem inboxu.

Kombinací těchto složek můžete svou poštovní aplikaci posunout na vyšší úroveň v rozhodování toho, co a kdy chcete zpracovat. Emaily, na které teď nemáte čas, si můžete nechat opět „doručit“ zítra nebo příští pondělí, všechny obchodní nabídky se skládají v jedné složce až do doby, než máte čas a chuť si je přečíst a tak dále.

Přílohy externě

Další z užitečných funkcí je práce s přílohami. Můžete službě povolit, aby všechny přílohy (na základně minimální velikosti) z vašich emailů vzala a poslušně uložila do složky ve službách Dropbox nebo Box.com. V konkrétním emailu pak najdete přímý odkaz na daný soubor.

Výhod to má hned několik: pokud někomu takovýto email přepošlete a používáte mobilní připojení, nevyčerpáte si data z vašeho FUP jen proto, že potřebujete stáhnout přílohu před dalším odeslání. Příloha v emailu není, jen odkaz na ni.

Druhá výhoda je úspora času. Pokud vám chodí často nějaké dokumenty, vždy musíte je uložit na disk a teprve poté s nimi pracovat. Ne tak po zapnutí této funkce, protože v době příchodu emailu ošetřeného SaneBoxem se již tyto soubory prostřednictvím synchronizace Dropboxu nacházejí přímo na vašem disku. Nic nemusíte stahovat a ukládat, pouze přímo pracujete.

Jak jsem přešel

Byl jsem zpočátku skeptický k tomu, jak může služba na základě jen těchto informací poznat důležitost emailů. Vždy, když jsem podobné doplňky zkoušel, nebyly moc úspěšné i přesto, že mnoho z nich analyzovalo i text zprávy. SaneBox mě ale překvapil a hned na první naučení fungoval výborně a v prvním týdnu po nasazení jsem musel provést pouze dvě korekce nesprávného zařazení.

Jak je to možné? Jde především o to, aby se měl z čeho užit. Pokud patříte mezi ty, kteří pravidelně vysypávají koš ve své poštovní schránce a vlastně mažou vše nepotřebné ze všech složek, u nich se nebude mít služba z čeho učit a ze začátku bude falešných rozpoznání více. Já ze svého účtu nikdy nic nesmazal (vždyť úložného prostoru je v něm dost), tudíž byla úspěšnost na výbornou.

Služba se mi skutečně osvědčila. Vyhovuje mi, že v inboxu vidím jen skutečně důležité emaily, což je skvělé například na cestách, kdy pracuji jen na tabletu nebo jsem odkázán pouze na chytrý telefon. Takhle na něm vidím jen to, co je třeba řešit a ty nedůležité záležitosti mě vůbec nezatěžují a v klidu si je vyřídím, až dorazím do kanceláře. V končeném důsledku mi ušetří denně určitě několik minut času.

Využívám také složku pro filtrování newsletterů, které si takto projdu souhrnně jednou, dvakrát týdně, až mám na ně náladu.

Když tak nad tím přemýšlím, vadí mi jen jedna věc: vzhledem ke způsobu fungování služby se někdy stává, že se nějaká zpráva na vteřinu objeví v inboxu a teprve poté je přesunuta. Když řešíte emaily nárazově, asi si toho nevšimnete. Pokud ale používáte u počítače více monitorů a na jednom z nich máte otevřenu poštovní aplikaci, všimnete si toho.

Cena a dostupnost

A teď to horší, SaneBox není zdarma dostupný. Tedy samozřejmě si jej můžete zkusit zdarma (a pokud použijete tento kód, získáte slevu 5 dolarů), dále si však musíte vybrat jeden ze tří plánů. Základní stojí 2.04 dolarů měsíčně (asi 40 korun) a dovoluje pracovat s jedním účtem a používat jednu nadstandardní funkci, prostřední stojí 5.79 dolarů měsíčně (asi 113 korun) a dokáže obsluhovat hned dva účty plus zpřístupňuje až pět nadstandardních funkcí. Nejdražší stojí 19.54 dolarů měsíčně (asi 390 korun), podporuje tři účty a devět doplňkových funkcí.

Služba SaneBox je schopna pracovat v podstatě s jakýmkoli poštovním účtem, ke kterému je možné přistupovat prostřednictvím IMAP protokolu. Vzhledem k tomu, že pracuje přímo se serverem, je zcela lhostejné, jakou poštovní aplikaci používáte na počítači a zda vůbec. Vždy bude fungovat.