TaskPaper: v jednoduchosti je síla GTD

Pokud bychom hledali krále GTD aplikací, napadnou nás bezesporu dva nástroje. Jeden značně monumentální (OmniFocus), druhý sázející na příjemné uživatelské prostředí (Things). Zatímco společnost OmniGroup si se svým OF polepšila natolik, že ji oficiálně „přikryl“ svými ochranitelskými křídly i samotný David Allen, vývojáři z řad CultureCode jako by využili poslední měsíce k přezimování a jen velmi pomalu reagují na potřeby svých klientů.

Do hry ale vstoupil již před časem Jesse Grosjean (Hog Bay Sotware), milovník jednoduchosti a autor veleoblíbeného textového editoru WriteRoom. Jeho TaskPaper bychom mohli spíše nazvat úkolovníkem než přímo dalším GTD nástrojem. Používat ho totiž může i jedinec, který o trojpísmenkové zkratce ještě nikdy ani neslyšel. Není tomu tak dávno, kdy TaskPaper měl jednu velkou nevýhodu oproti výše zmiňovaným gigantům, a tou byla absence iPhone verze programu. Nyní už můžeme o tomto nedostatku hovořit v minulém čase a dokonce, alespoň dle mého názoru, naopak začít operovat s tím, že TaskPaper má potenciál mnohé dosavadní uživatele od Things a OmniFocusu přetáhnout. Docela odvážné tvrzení, že?

Nemusíte být zrovna pravidelným čtenářem textů Leo Babauty, aby vám vyhovovala jednoduchá řešení. A nemusíte ani tušit, že mluvíme o minimalismu, když se dotýkáme tvorby Jesse Grosjeana. Stejně vám ale právě to, s jakým přístupem Grosjean své aplikace vytváří, může přijít sympatické a v dnešním (ano, jak jinak dynamickém, akčním, někdy až chaotickém) světě ty chvíle u aplikací, které vypadají tak prostě, působí jako cesta k oddechu.

Tento článek byl publikován na stránkách magazínu Mít vše hotovo, odkud byl převzat se svolením vydavatele. Pokud se o tématiku GTD a plánování času zajímáte více, rozhodně vám jeho návštěvu doporučujeme.

Když už se dotýkáme rozhraní, TaskPaper má sice více možností vzhledu (témat), dokonce jedno, které se inspirovalo Things, ale žádné z nich nedisponuje tak odzbrojující jednoduchostí (a dle mého) i krásou jako nastavení základní. Aplikaci dominuje bílá s černým písmem, poznámky a kontexty jsou šedé. Teď, když se kriticky na uživání programu podíváme z pohledu ne úkolovníku ale GTD nástroje, několik základních poznatků:

1. Při užívání TaskPaperu při velkém množství projektů hrozí, že jeho jednoduchost se paradoxně stane tím, co vám život bude komplikovat. Sice můžete mít projekty o různé „intenzitě“, čili něco, co nejde u Things, ale u OmniFocusu ano, jenže když si své projekty takto rozvrstvíte až moc, obávám se, že TaskPaper není úplně tím nejideálnějším řešením. Samozřejmě, jistý pocit přebujení můžete nabýt u jakéhokoliv programu, OmniFocus k tomu dokonce přímo svádí, ale s tím rozdílem, že OF (a svým způsobem i Things) disponuje mnoha funkcemi, které vás ve spleti projektů a kroků mají provázet.
2. Pokud se pro TaskPaper rozhodnete, dost možná budete musetpřehodnotit svůj způsob zadávání projektů. Sám jsem se s tímto potýkal dlouhodobě – od Things přešel k OmniFocusu, protože mi projekty a úkoly začaly přes Things přetékat. V OF jsem je zkrotil, ale zdálo se mi, že už spíše program ovládá mě, než já jej. Jenže to, co nyní zní jako jakási nevýhoda, je dle mého názoru právě jednou z předností TaskPaperu – naučit vás zadávat si své projekty tak, aby vás jejich množství nedemotivovalo. Pracovat pouze s tím, co je opravdu pro vás důležité, jasněji formulovat projekty a úkoly, nezahlcovat nejen program, ale především sebe.
3. Nicméně, vše je především otázkou osobního vkusu – a je dost možné, že třeba třicet projektů vám v TaskPaperu vadit nebude. Aplikace má funkce, kdy si jednoduše dáte focus jen na určitý hlavní projekt, popř. podprojekt. Lze filtrovat podle kontextů, jednoduše vyhledávat. A ke všemu si vystačíte pouze s klávesovými zkratkami a těch není k zapamatování mnoho.

Pokud se rozhodnete dát TaskPaperu šanci, tak vězte, že:

• kontexty – můžete jich mít kolik chcete, vytvářejí se tak, že prostě za svůj projekt/krok napíšete @… a vymyslíte si název kontextu dle své libosti. Do kotenxtů patří i termíny, nebo třeba priorita. Já sice moc s kontexty nepracuji, většinou si vystačím s jedním (ostatně dle Allena by to tak i mělo být), ale doplňuji také o odhad času, a to podle Pomodoro techniky (např. že určitému úkonu budu věnovat 2 pomodora = 60min vč. 2x5min přestávky)
• editace projektů a úkolů – zadávání mi přijde velmi jednoduché a svižné (narozdíl např. od iPhone verzí Things a především OmniFocus), samotná editace pak funguje buď na jednoduchém chytnutí a přetažení, nebo na zadání – třeba: udělej z úkolu projekt atp. Můžete jednotlivé úkoly přesouvat z projektu do projektu. Pokud kliknete na patřičné místo u úkonu (taková čárka), přeškrtne se vám a doplní o tag @done. Tyto hotové úkoly pak jednoduchým krokem všechny přesunete do archivu (ale můžete pochopitelně i smazat).
• Má osobní zkušenost se správou TaskPaperu je velmi pozitivní. Dokonce mě až překvapuje. A to doslova u iPhone verze, kde jsem se obával, že ta jednoduchost nebude fungovat, ale je tomu přesně naopak. Práce s iPhone verzemi u Things a OmniFocusu mi přišla těžkopádná, mnohdy až nepřehledná, prostě – neměl jsem potřebu se na ni dívat a spoléhal jen na desktop. U TaskPaperu mě práce s iPhone verzí doslova baví. A – jen připomínám – je tento program (i desktop) mnohem rychlejší než jeho konkurence.
• hledání, filtrování – mnohým může scházet jasná pravidla, jak setřídit své úkoly dle datumů, délky trvání… Ano, TaskPaper je v tomto směru slabší bojovník. Existují sice různé scripty, pomocí nichž si můžete různě seřazovat to, co se vám zlíbí, ale bavme se přednostně o základní výbavě. Hledání mi vyhovuje. Můžete si dát filtrovat úkoly třeba na ty, kde potřebujete být online a trvají vám 2 pomodora (online and 2pom), můžete si také dát vypsat ty úkoly, které mají prioritu vyšší jak 2 atp. Ale se seřazováním kroků dle termínů je to již složitější. Osobně tento neduh nepociťuji jako zásadní šrám, neboť mám TaskPaper jako GTD nástroj, pro vypsání projektů s jejich kroky, ale konkrétní termíny a rozvrstvení do měsíce dělám ve svém diáři, který je pro mě prioritním pomocníkem.
• synchronizace – budete-li používat desktop i mobilní verzi, budete potěšeni. Stačí totiž využít služby SimpleText.ws, která funguje na základě vašeho Gmail účtu. Na disku počítače budete mít vytvořenou složku SimpleText a v ní soubor(y) z TaskPaperu či třeba i WriteRoomu. Tato složka se vám synchronizuje na server a se serverem je synchronizován i váš mobil. Vše funguje bezchybně a velmi rychle. Pryč jsou strasti s hledáním wi-fi, popř. vytvářením Ad-hoc sítě, abyste si mohli sloužit data u Things. OmniFocus je v synchronizaci šikovnější, nabízí hned několik způsobů (pracoval jsem s Mydisk.se), ale synchronizace nikdy neprobíhala tak bezproblémově a svižně.
• formát – formát souboru může být buď čistě TaskPaper, ale doporučuji pracovat s defaultním nastavením .txt. Na tom funguje i WriteRoom a SimpleText, navíc jej můžete jednoduše posílat dále.

Zvolit si TaskPaper?

Vím, že hledání ideálního nástroje trápí spoustu z nás, bohužel až moc se někdy na osvojování nástroje soustředíme, aniž bychom vlastně mysleli především na své projekty. Myslím si, že TaskPaper je ideální pro ty, kteří prostě nechtějí moc takový nástroj řešit. Chtějí něco malého, rychlého, kde je nebude nic otravovat, nebudou se muset s ničím učit, prostě jen zadávat podněty do inboxu, mít jasně rozkrokované projekty. TaskPaper je nyní pro mě jedničkou. Ačkoliv mám k Things dobrý vztah a před OmniFocusem mám velký respekt a pokládám jej za špičku v GTD softwaru, potřeboval jsem svoji správu projektů odlehčit a v tom mi pomohl právě TaskPaper.

Další pozitivum je, že jeho tvůrce na svých programech neustále pracuje, vychytává drobné mouchy a snaží se, aby TaskPaper neusnul na vavřínech. (Mimochodem, už brzy bude iPad verze) Nezapírám velké sympatie k tomuto vývojáři a jeho práci, WriteRoom používám velmi rád a nyní jeho kombinace se SimplyText a TaskPaperem mi přijde zcela funkční.

P.S.: Tomáš Baránek si vyrobil/upravil dva scripty. „Zpracuj datumy“ předělá vaše kontexty – např. @do(pondělí) předělá na @do(datum nejbližšího pondělí), doplní také termíny o poznámku, zda jde o @dnes, @brzy nebo @pozdě atp. Druhý script „Presun Archive do Archive-to-do.txt“ vám zase archivované hotové úkony přesune do jiného souboru. Více scriptů najdete zde

TaskPaper lez zakoupit za 29,99 dolarů (Mac), iPhone verzi za necelých 5 dolarů.